지난 2004년 10월 20일자 한국연합회 기 발송 공문(연합라2005/ 2006-41호 제목: 국제본부 전용 팩스 설치 관련 안내)으로 알려드렸듯이, 국제본부의 지구 및 클럽행정국 산하 태평양 아세아과에 한국 라이온스 전용 팩스(1-630-203-3777)가 설치 완료된 바 있으며, 연합회에서는 공문 발송 시 유의사항에 대하여 함께 안내해드린 바 있습니다.
그런데 안타깝게도 국제본부 태평양 아세아과(Pacific-Asian Department)로부터 공문 발송과 관련한 항의성 연락이 계속 들어오고 있습니다. 내용인즉, 각 지구에서 국제본부로 공문을 보내면서 태평양 아세아과와 해당 현업부서로 공문을 이중으로 발송하고 있으며, 이로 인하여 한 가지 동일 공문, 동일 사안을 가지고 국제본부의 태평양 아세아과와 타 현업부서간 업무 혼선은 물론, 심지어 동일한 한글 공문의 영문 번역작업이 이중으로 진행되는 경우까지 종종 발생하고 있다는 것입니다. 지구에서도 여러 가지 이유와 사정이 있었겠습니다만 문제는, 국제본부 측의 인력 및 시간 낭비는 둘째 치고, 이러한 업무 혼선 유발의 피해가 고스란히 한국 라이온스에게 돌아오고 있다는 점입니다.
따라서 이미 여러 차례 안내해드렸고, 특히 지난 1월 20일 대전에서 열린 전국 사무국장 초청 세미나에서 자료까지 배포하며 안내해드렸습니다만, 국제본부에 공문을 발송할 때는 첨부 안내문을 참조하시어 꼭 수신처 표기 방법을 지켜주실 것을 당부하오니 적극 협조하여주시기 바랍니다.